VITR.AI crée des logiciels d’orientation et de visualisation de données. En accédant à ses logiciels (notamment Navig), vous êtes lié par le contrat de licence d’utilisation que votre employeur a conclu auprès de VITR.AI ou par le contrat d’emploi auprès de VITR.AI, le cas échéant, ainsi que par les conditions d’utilisation du site web et des logiciels de VITR.AI, et par la présente politique de confidentialité.

La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les clients, les employés et les consultants de VITR.AI sur les pratiques mises en place par cette dernière pour protéger les renseignements personnels obtenus dans le cadre de la prestation de services, l’utilisation de ses sites web et logiciels et de sa gestion d’entreprise.

Si vous ne consentez pas à la présente politique de confidentialité et à l’obtention par VITR.AI de vos renseignements personnels, veuillez ne pas nous communiquer vos renseignements personnels.

VITR.AI se réserve le droit de modifier en tout temps la présente politique de confidentialité. En cas de modification, VITR.AI s’engage à indiquer la date de la dernière modification à l’introduction de la présente politique, et vous serez automatiquement liés par cette nouvelle politique. Par conséquent, vous devez régulièrement prendre connaissance de la présente politique afin d’être au fait et de consentir auxdits changements.

Application de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique principalement à nos employés et consultants pour les motifs décrits ci-dessous.

Au sein de VITR.AI, nous ne collectons aucun renseignement personnel de nos clients (cliniques médicales et centres d’appels), ni de leurs patients et employés utilisateurs, puisqu’aucun renseignement personnel n’est nécessaire à l’utilisation des logiciels d’orientation et de visualisation de données créés par VITR.AI. Tel que mentionné dans les conditions d’utilisation et tout contrat de licence d’utilisation d’un logiciel d’orientation créé par VITR.AI conclu auprès des clients de cette dernière, aucun renseignement personnel ne doit être entré par un utilisateur dans les logiciels d’orientation.

En cas d’accès par erreur à des renseignements personnels de patients provenant de nos clients (cliniques médicales et centres d’appels), nous avisons le client ainsi que la navigatrice ou employé ayant divulgué par erreur ces renseignements personnels, et procédons à la destruction des renseignements personnels reçus dans les meilleurs délais.

Renseignements personnels recueillis

Un renseignement est dit personnel lorsqu’il permet d’identifier une personne physique. À noter que les coordonnées professionnelles d’une personne physique ne font pas partie des renseignements personnels.

Au sein de VITR.AI, nous collectons les renseignements personnels de nos employés et consultants suivants:

• Nom

• Coordonnées

• Numéro de téléphone

• Numéro d’assurance sociale (pour les employés seulement)

• Spécimen chèque (informations bancaires)

• Taux horaire/salaire

• Informations sur le rendement professionnel

• Contact en cas d’urgence

Afin de limiter tout risque de préjudice causé par un incident de confidentialité, nous ne recueillons et ne conservons que les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins déterminées ci-dessous. Aucun renseignement personnel non requis ne doit être transmis de votre part à moins d’être nécessaire dans le cadre de la prestation de service ou d’emploi.

Fins pour lesquelles vos renseignements personnels sont recueillis

Au sein de VITR.AI, les renseignements personnels de nos employés sont recueillis pour les fins suivantes:

• exploitation de nos activités commerciales;

• saine gestion des ressources humaines;

• service de paie et de comptabilité;

• obligations légales.

Conservation et communication des renseignements personnels

Seules les personnes suivantes peuvent recevoir des communications de notre personnel dans lesquelles peuvent se trouver vos renseignements personnels:

• Vous

• Le personnel de VITR.AI en ayant besoin dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité en matière de renseignements personnels (par exemple en matière de gestion et comptabilité)

• Un fournisseur de service de VITR.AI ayant besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation de service et ayant signé une entente de confidentialité en matière de renseignements personnels ou ayant des obligations déontologiques équivalentes;

• La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert

Collecte, conservation, consultation et communication de vos renseignements personnels

Dans le but d’assurer une bonne traçabilité et conservation, et un accès opportun aux renseignements personnels des employés et consultants de VITR.AI aux seules personnes nécessitant un tel accès, nous utilisons les technologies en conformité avec les lois et règlements présentement en vigueur au Québec.

Au sein de VITR.AI, les renseignements personnels sont collectés et/ou conservés et/ou consultés et/ou communiqués à l’aide de logiciels permettant d’assurer une bonne traçabilité des services rendus et des accès à vos renseignements personnels effectués par les membres de notre équipe.

Nos employés, nos consultants et nos fournisseurs ont également signé des ententes contenant des clauses de confidentialité visant à protéger les renseignements personnels des consultants et des employés, et protégeant également les renseignements commerciaux de nos clients.

Hébergement des données

VITR.AI héberge vos renseignements personnels au Québec.

Risques

VITR.AI reconnaît l’importance de protéger de façon adéquate vos renseignements personnels. VITR.AI met en place les mesures requises par la Loi et les obligations professionnelles et déontologiques applicables afin de réduire les risques d’incident de confidentialité.

Nonobstant ce qui précède, la gestion de la collecte, la conservation, la consultation et la communication des renseignements personnels via les technologies comporte un lot de risques qui ne peut être attribuable et imputable à VITR.AI.

Incident de sécurité/de confidentialité

Vitr.ai a mis en place un plan d’action qui sera mis en œuvre par la responsable de la protection des renseignements personnels en cas d’incident de sécurité ou de confidentialité. De ce fait, dès qu’un incident survient, vous devez aviser cette dernière dans les meilleurs délais via les coordonnées fournies au bas de la présente politique.

Durée de conservation et destruction

Les renseignements personnels des employés et consultants seront conservés pendant une durée de 6 ans suite à la dernière journée d’emploi ou suite à la dernière journée de prestation de service, compte tenu des obligations relatives à l’Agence du revenu du Canada. VITR.AI s’engage à détruire les renseignements personnels de la personne suite à ce délai de 6 ans.

Droit à l’accès, au refus, à la portabilité et à la rectification de vos renseignements personnels

En tant qu’employé ou consultant de VITR.AI, vous êtes en droit:

• d’accéder à vos renseignements personnels;

• d’obtenir vos renseignements personnels informatisés sur un support technologique structuré et couramment utilisé;

• de retirer en tout temps votre consentement à la collecte et à la communication de vos renseignements personnels;

• d’exiger une rectification si vous jugez vos renseignements personnels inexacts, incomplets ou équivoques;

Pour ce faire, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent dans la section suivante de la présente politique.

Il est à noter que VITR.AI peut refuser toute demande de rectification, de portabilité ou de cessation du consentement si elle contrevient aux lois et règlements applicables en la matière, ou dans le cas de la portabilité, si elle entraîne des difficultés pratiques sérieuses. Nous vous fournirons alors le justificatif complet menant à ce refus.

Nomination du responsable de la protection des renseignements personnels

VITR.AI a nommé Carline Boisvert à titre de responsable des renseignements personnels.

Coordonnées:
Carline Boisvert, avocate et directrice des affaires juridiques
VITR.AI 126, rue Principale (suite 100) Granby (Québec) J2G 2V2
[email protected]

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable pour toute question sur la présente politique de confidentialité.